Dossier personnel (LpersRLpers)

Chaque collaboratrice et collaborateur de l’Etat dispose d’un dossier personnel. L’article 106 (RLpers) précise le contenu de ce dossier:

◦  le contrat et la désignation, ainsi que les modifications y afférentes ;

◦  le cahier des charges ;

◦  les documents d’entretiens d’appréciation ;

◦  l’attestation des cours de formation continue ;

◦  les documents échangés et les éventuelles décisions ;

◦  toutes autres pièces concernant le collaborateur et son activité.

Un dossier technique est constitué auprès du SPEV. Il contient les données permettant de répondre aux obligations légales de l’employeur. »

Un bordereau accompagne chaque dossier, ce document liste toutes les pièces contenues dans le dossier personnel.

Données sensibles (RLpers, art. 101)

« Les données sensibles sont des données personnelles qui se rapportent :

◦  aux opinions et activités politiques, religieuses, syndicales ou philosophiques ;

◦  à la sphère intime ;

◦  au profil de personnalité ;

◦  à des sanctions pénales ou administratives.

A l’exception des sanctions pénales et administratives prononcées contre le collaborateur durant son activité au sein de l’Etat, la collecte, la conservation et la communication des données sensibles sont interdites, sauf circonstances exceptionnelles ou accord du collaborateur. »

Accès aux dossiers personnels

L’article 45 de la LPers stipule que les collaborateurs disposent du droit de consulter leurs dossiers personnels.

Des précisions sont apportées dans le règlement (art. 107): « En tout temps, le collaborateur peut demander à consulter son dossier personnel et son dossier technique. Le dossier est consulté sur place. Le collaborateur peut obtenir copie des documents qui y figurent. »

Enfin, l’article 108 du règlement de la LPers précise que « Le collaborateur peut demander la rectification des données inexactes le concernant ou la suppression des données dépassées, ou inadéquates, à moins qu’elles ne doivent être conservées à titre de preuve en vertu d’une norme légale. »

Dossier Numérique

 Depuis 2019, le dossier personnel est conservé numériquement par le SPEV. Les dossiers personnels stockés dans les services devraient être consolidés au sein du SPEV.